給与計算代行を検討している担当者に向けて、「問い合わせ後は何をするのか」「どんな資料が必要なのか」「給与支給を止めずに切り替えられるのか」を最初に提示します。
特に100～300名規模で給与計算を1～3名が担当している企業を想定し、導入の全体像から準備、テスト計算、本稼働までを順番に解説していきます。
給与計算代行は7つの手順で始められる
給与計算代行の導入は、いきなり今までの給与計算をすべて外部へ任せるわけではありません。
今のやり方を整理し、任せる仕事を決めたうえで、必要な情報を共有して準備を進めます。
ここでは、給与計算代行の導入の流れを7つに分け、相談から実際に給与計算を任せるまでを順番に説明します。
給与計算代行の導入手順は？7つの流れを順番に確認する
給与計算代行を初めて利用する場合は、まず全体の流れを把握しておくと準備しやすくなります。
基本的には、次の7つの手順で進めます。
・今の給与計算のやり方を確認する
・どの仕事を任せるか決める
・給与計算代行会社へ相談する
・料金や依頼内容を確認して契約する
・給与計算に必要な資料や情報を渡す
・実際に任せる前に給与を試しに計算する
・金額を確認して実際の給与計算を任せる
会社によって必要な準備や期間は異なりますが、「相談したら翌月からすべて任せる」というものではありません。
現在の給与計算方法やルールを確認してから段階的に切り替えることが大切です。
また、給与は毎月1回以上、一定の期日を定めて支払うことが労働基準法第24条で定められています。
給与支給を遅らせないためにも、希望する開始時期から逆算して準備を進めましょう。
最初に今の給与計算のやり方と任せたい仕事を整理する
最初に行うのは、現在の給与計算で「誰が・何を・いつ行っているのか」の確認です。
特に100～300名規模で1～3名の担当者が給与計算を行っている場合、担当者しか知らない作業がないか確認してください。
たとえば、毎月の業務には次のようなものがあります。
出勤日数や勤務時間を確認する
残業時間を確認する
基本給や残業代、各種手当を計算する
税金や社会保険料を差し引く
給与明細を作成する
振り込みに必要なデータを作成する
これらをすべて任せるのか、一部だけ任せるのかを整理すると、給与計算代行会社へ相談するときに希望を伝えやすくなります。
なお、会社には賃金台帳を作成し、労働日数・労働時間数・基本給・手当など8項目を給与の支払いごとに記入することが求められています。
まず現在どのような情報を使って給与を計算しているのか確認することが、導入準備の第一歩です。
実際に任せる前に給与を試しに計算して金額を確認する
必要な情報を渡した後は、すぐに給与計算をすべて任せるのではなく、本番前に一度試しに計算してもらい、これまでの計算結果と比べます。
確認したいのは、基本給、残業代、各種手当、税金や社会保険料などです。
たとえば100名の会社なら、一部の従業員だけでなく、雇用形態や手当の違いも含めて計算結果に問題がないか確認します。
金額に違いがあった場合は、入力間違いだけでなく、会社独自の給与ルールが正しく伝わっているかも確認してください。
給与計算代行の導入の流れの中でも、この確認は給与の間違いや支給の遅れを防ぐために重要です。
問題がないことを確認してから実際の給与計算へ切り替えることで、安心して新しい運用を始めやすくなります。
給与計算代行は3つの準備をしておくとスムーズに始められる
給与計算代行を始める前には、会社の給与ルール、従業員の情報、現在使っているシステムの3つを整理しておくことが大切です。
事前に準備しておけば、給与計算代行会社との確認作業を減らし、導入の流れをスムーズに進めやすくなります。
準備① 給与の決め方や締め日など会社のルールを確認する
まずは、自社でどのように給与を計算しているのか確認します。
特に「毎月末締め・翌月25日払い」などの締め日と支給日、基本給、残業代、通勤手当などの計算方法を整理してください。
確認するときは、就業規則や給与に関する社内規程などを用意します。
資料に書かれていない独自の計算方法がある場合は、それも給与計算代行会社へ伝えられるようにしておきます。
厚生労働省によると、会社は従業員ごとに賃金台帳を作成し、氏名や給与の計算期間、労働日数、労働時間数、基本給、手当など8項目を記録する必要があります。現在の賃金台帳も確認すると、給与計算に使っている情報を整理しやすくなります。
準備② 従業員の情報とこれまでの給与明細を用意する
次に、給与計算に必要な従業員の情報を整理します。
100～300名規模の会社では人数が多いため、「必要になってから探す」のではなく、どこに情報が保存されているかを先に確認しておくことが重要です。
主に確認するものは、氏名などの従業員情報、基本給、各種手当、勤務時間、社会保険や税金に関する情報、これまでの給与明細などです。
過去の給与データがあれば、これまでどのように計算していたかも確認しやすくなります。
なお、厚生労働省では賃金台帳などの記録について、保存期間は原則5年間、経過措置として当分の間は3年間としています。
過去の給与情報がどこに保存されているかも、この機会に確認しておきましょう。
準備③ 今使っている給与ソフトや勤怠管理の方法を確認する
最後に、現在どのような方法で勤務時間や給与を管理しているか確認します。
給与ソフトだけでなく、勤怠管理システムやExcelなども含めて整理してください。
たとえば「勤務時間はシステムで管理しているが、3種類の手当だけExcelで計算している」といった会社もあります。
このような作業が残っている場合は、給与計算代行会社へ事前に伝えることが大切です。
給与計算代行の導入の流れでは、現在のデータをどのように受け渡すかも確認します。
利用中のソフト名や管理方法、データを取り出せるかを整理しておけば、切り替え時に「必要な情報が足りない」と慌てるリスクを減らせます。
導入までの期間は準備できている資料や給与ルールによって変わる
給与計算代行を始めるまでの期間は、会社によって異なります。
従業員数だけで決まるのではなく、必要な資料がそろっているか、給与の計算方法が整理されているかなどによって変わります。
希望する月から給与計算を任せたい場合は、どのような会社なら早く準備を進めやすいのかを確認しておきましょう。
1カ月程度で始めたい場合は必要な資料を早めに用意する
給与計算代行を短期間で始めるには、代行会社から確認された内容にすぐ回答できるよう準備しておくことが大切です。
特に100～300名規模では、従業員の情報や給与のルールを確認するだけでも時間がかかる場合があります。
まずは、就業規則や給与に関する社内規程、過去の給与明細、従業員情報、勤怠データなどを確認します。
さらに、社内で給与計算代行会社とやり取りする担当者を1～2名程度決めておくと、確認事項への回答も進めやすくなります。
実際の導入期間は代行会社によっても異なります。
エスネットワークスでは運用開始2カ月前から現状分析・資料収集を行い、開始1～2カ月前から試しの計算を行う流れを公開しています。
つまり、短期間で始めたい場合ほど、必要な資料を早めに整理することが重要です。
会社独自の手当や計算方法が多い場合は早めに相談する
会社独自の給与ルールが多い場合は、余裕を持って給与計算代行会社へ相談してください。
たとえば「営業所によって手当が違う」「3種類以上のExcelを使って計算している」などの場合、一つずつ計算方法を確認する必要があります。
給与の締め日、残業代の計算方法、通勤・役職・資格などの手当、遅刻や早退時の扱いなども確認対象です。
日本アウトソーシングセンターも、導入前に勤怠や給与に関するルールを整理することが重要だとしています。
ルールが曖昧なままだと、確認のやり取りが増えて準備に時間がかかります。
また、導入期間はサービスによって大きく異なります。Dayforceでは契約後から導入までの一般的な目安を約5カ月としています。
給与計算代行の導入の流れや必要期間は一律ではないため、「4月から任せたい」など希望が決まった段階で早めに相談し、自社の場合に何カ月必要なのか確認してください。
給与の間違いや遅れを防ぐには開始前と開始後の確認が大切になる
給与計算代行を始めるときは、代行会社へ任せきりにするのではなく、開始前に計算結果を確認することが大切です。
開始後も、毎月の情報を渡す期限や連絡する人を決めておく必要があります。
ここでは、給与の計算間違いや支給の遅れを防ぐために、開始前と開始後に確認しておきたいポイントを説明します。
開始前に5つの金額を確認して計算間違いを防ぐ
給与計算代行を始める前には、一度給与を計算してもらい、これまで社内で計算していた金額と比べます。
特に確認したいのは、次の5つです。
- 基本給
- 残業代
- 通勤手当や役職手当など
- 税金や社会保険料など給与から引かれる金額
- 最後に従業員へ支払う金額
たとえば、これまで30,000円だった手当が3,000円になっているなど、前月までの給与と比べて大きく変わっている金額がないか確認します。
100～300名すべてが同じ給与条件とは限りません。
正社員やパートなど働き方が異なる人、残業や手当がある人も含めて確認し、違いがあれば給与計算のルールが正しく伝わっているかを開始前に確認してください。
開始後は連絡する人と毎月の締め切りを決めておく
給与計算代行を開始した後も、会社から毎月必要な情報を渡す作業は残ります。
そのため、社内で連絡する人を1～2名に決め、いつまでに何を渡すのかを決めておきます。
たとえば「毎月10日までに勤務時間を確認し、12日までに代行会社へ渡す」など、給与支給日から逆算して期限を設定します。
入社・退職、欠勤、手当の変更などがあった場合に、誰がどのように伝えるかも決めてください。
厚生労働省によると、賃金は原則として毎月1回以上、一定の期日を定めて支払う必要があります。
給与計算代行へ切り替えた場合でも、このルールは変わりません。
給与計算代行の導入の流れを確認するときは、開始までの手順だけでなく、開始後の連絡方法や毎月の締め切りまで決めておくことが重要です。
急な変更があったときの連絡方法や回答までの時間も、契約前に確認しておきましょう。
まとめ：給与計算代行は開始したい月から逆算して準備する
給与計算代行の導入は、今の給与計算のやり方を整理し、任せる仕事を決め、必要な資料を準備するところから始まります。
その後、給与計算代行会社へ相談し、試しの計算で金額に問題がないことを確認してから実際の運用へ切り替えます。
スムーズに進めるには、給与のルールや従業員情報、現在使っている給与ソフトなどを早めに整理しておくことが大切です。
会社独自の手当や計算方法が多い場合は、さらに余裕を持って準備しましょう。
「○月から任せたい」と希望が決まっている場合は、その月から逆算して準備を始めることがポイントです。
まずは現在の給与計算方法と必要な資料を確認し、自社の場合はどのくらいの期間が必要なのか給与計算代行会社へ相談してみてください。
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よくある質問
給与計算代行の導入を検討するときに、特に疑問が残りやすいポイントをまとめました。
依頼できる範囲や開始時期、担当者が急に退職した場合の対応など、導入前に確認しておきたい内容を紹介します。
Q1. 給与計算のすべてではなく、一部の業務だけを代行会社へ依頼することはできますか？
はい、対応範囲は代行会社によって異なりますが、給与計算のみ、給与明細の作成まで、年末調整を含めるなど、一部の業務だけを依頼できる場合があります。
まず社内に残したい業務と外部へ任せたい業務を分け、対応可能な範囲を見積もり時に確認してください。
Q2. 給与計算代行を開始した後に、依頼する業務の範囲を変更することはできますか？
代行会社によっては、開始後に依頼する業務を追加・変更できます。
ただし、年末調整などを追加すると料金や毎月のスケジュールが変わる場合があります。
将来的に依頼したい業務がある場合は、契約前に追加できる業務と料金の変更条件を確認しておくと安心です。
Q3. 年末調整や賞与の時期から給与計算代行を始めても問題なく切り替えられますか？
切り替えは可能ですが、通常の給与計算に加えて賞与や年末調整の確認作業が重なるため、準備する情報が増える場合があります。
特に年末調整の対象人数や賞与の支給日が決まっている会社は、希望する開始時期を早めに伝え、対応スケジュールを確認してください。
Q4. 給与計算の担当者が急に退職した場合でも、代行会社へ引き継ぐことはできますか？
対応できる場合がありますが、担当者しか知らない計算方法が多いほど確認に時間がかかります。
就業規則、過去の給与データ、勤怠情報など、残っている資料から現在の計算方法を整理する必要があります。
退職が決まった段階で、引き継げる資料を確認して早めに相談してください。
Q5. 給与計算代行を最短1ヶ月で導入するには、どのような準備が必要ですか？
みらいパートナーズでは、準備状況などの条件が整えば最短1ヶ月での運用開始に対応しています。
給与ルール、従業員情報、過去の給与データ、勤怠管理方法などを事前に整理しておくことが重要です。
開始希望月が決まっている場合は、間に合うか早めに確認してください。
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