バックオフィスアウトソーシングで業務負担を減らす方法｜任せられる業務と選び方を解説

バックオフィス業務は、経理や人事、給与計算、総務など、会社の運営を支える大切な仕事です。

しかし、少人数で担当している会社では、特定の担当者へ仕事が集中し、残業が増えたり、休職や退職によって引き継ぎが難しくなったりすることがあります。

こうした課題を解決する方法の一つが、業務の一部を外部へ任せる「バックオフィスアウトソーシング」です。

経理や人事、総務などをすべて外部へ任せるだけでなく、負担が大きい業務だけを選んで依頼することもできます。

本記事では、バックオフィスアウトソーシングの仕組みや依頼できる仕事、利用するメリット、会社の選び方、導入までの流れを順番に解説します。

バックオフィスアウトソーシングとは何か

バックオフィス業務は会社の運営に欠かせませんが、経理・人事・総務・給与計算など、多くの業務を少人数で担当している企業も少なくありません。

その結果、担当者へ負担が集中し、本来進めたい業務改善や人材育成まで手が回らなくなることがあります。

特に給与計算は、勤怠データの確認、残業代や各種手当の反映、控除額の確認などを、毎月限られた期間で行わなければなりません。
遅れや間違いが従業員へ直接影響するため、担当者の負担も大きくなりやすい業務です。

そこで活用されているのが、バックオフィスアウトソーシングです。

本章では、サービスの基本的な仕組み、依頼できる仕事の種類、給与計算など必要な業務だけを委託する方法について解説します。

バックオフィスアウトソーシングは会社の事務作業を外部へ任せるサービス

バックオフィスアウトソーシングとは、経理・人事・総務などの事務業務を専門会社へ委託するサービスです。
会社の売上を直接生み出す営業や製造とは異なり、企業運営を支える業務を外部の専門スタッフが担当します。

例えば、従業員数百名規模の企業では、給与計算や勤怠管理、請求書処理などを数名の担当者で対応しているケースが多くあります。
担当者が休職や退職をすると業務が止まりやすくなるため、特定の人に仕事が集中しない体制づくりが重要です。

アウトソーシングを利用すると、自社ですべての作業を抱える必要がなくなり、担当者は制度の見直しや業務改善など、本来注力したい仕事へ時間を使いやすくなります。
単に人手不足を補うだけではなく、業務を安定して継続するための手段として導入する企業が増えています。

経理・人事・給与計算・年末調整など幅広い仕事を依頼できる

バックオフィスアウトソーシングでは、幅広い事務業務を依頼できます。
代表的なものとして、経理、人事、総務、給与計算、勤怠管理、年末調整、採用事務などが挙げられます。（※自社調べ）

例えば給与計算では、勤怠データの確認、各種手当の反映、給与計算、給与明細の作成まで対応するサービスがあります。
経理では請求書の処理や仕訳入力、人事では入退社手続きや社会保険に関する事務などを依頼できる場合もあります。

特に給与計算や年末調整は、税金や社会保険に関する制度に沿って正しく処理する必要があります。
年末調整の手続きや必要書類、制度の内容は国税庁が毎年公開しており、最新の制度に沿った対応が求められます。
外部へ委託する場合も、こうした制度を踏まえて運用できる会社を選ぶことが重要です。

※出典：国税庁「年末調整がよくわかるページ」
https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/

業者によって対応範囲は異なるため、「給与計算のみ」「年末調整のみ」「経理全般」などサービス内容を事前に確認することが大切です。
必要な業務を整理したうえで比較すると、自社に合った委託先を選びやすくなります。

すべてではなく必要な仕事だけ依頼することもできる

バックオフィスアウトソーシングは、必ずしもすべての業務を委託する必要はありません。

現在、最も負担になっている仕事だけを外部へ依頼することもできます。

例えば、毎月発生する給与計算だけを継続的に委託し、経理や総務は社内で対応する方法があります。
また、年1回の年末調整だけを依頼したり、賞与計算が発生する時期だけサポートを受けたりすることも可能です。

どの仕事から任せるべきか迷う場合は、毎月発生し、締め切りが決まっている給与計算から検討するとよいでしょう。

給与計算には、勤怠データの確認、残業代や各種手当の反映、控除額の確認、給与明細の作成など、複数の工程があります。

すべての工程を外部へ任せるだけでなく、計算作業は委託先へ任せ、勤怠データの確定や計算結果の最終承認は社内で行うといった役割分担もできます。

まずは給与計算にかかっている時間や担当人数を整理し、負担の大きい作業から委託を検討すると、費用を抑えながら業務改善を進めやすくなります。

バックオフィスアウトソーシングを利用するメリット3選

バックオフィス業務は毎月発生する定型作業が多く、担当者の負担が大きくなりやすい仕事です。
そのため、業務を見直さないままでは、人手不足や担当者への依存が続いてしまいます。

ここでは、バックオフィスアウトソーシングを利用することで得られる代表的な3つのメリットを紹介します。

メリット①：毎月の事務作業が減り本来の仕事へ時間を使いやすくなる

給与計算や勤怠確認、請求書処理などは、毎月必ず発生する定型業務です。

これらを社内だけで対応すると、締め日や給与支給日前後に作業が集中し、改善活動や人材育成に十分な時間を確保しにくくなります。

特に給与計算では、勤怠の締め後に残業時間や欠勤、有給休暇、各種手当などを確認し、決められた支給日までに計算を完了させなければなりません。

従業員数が増えるほど確認項目も多くなり、わずかな変更情報を見落としただけでも修正対応が必要になります。

給与計算アウトソーシングを利用すれば、勤怠データの確認や給与額の計算、給与明細の作成などを委託先へ任せられます。

社内担当者は、入退社や手当などの変更情報の共有、計算結果の最終確認など、自社で行うべき業務に集中しやすくなります。

空いた時間を業務改善やDX推進、人材育成などへ充てられるため、単なる人手不足の解消だけでなく、管理部門全体の生産性向上にもつながります。

メリット②：担当者しか分からない状態を防ぎ業務を続けやすくなる

バックオフィス業務では、長年同じ担当者が仕事を続けることで、手順や判断基準が個人に集中してしまうことがあります。
この状態では、退職や休職が発生した際に業務が滞るリスクが高まります。

アウトソーシングでは、業務手順や運用ルールを文書化しながら進めることが一般的です。
例えば、給与計算では締め日や支給日、各種手当の計算方法などを整理したうえで運用するため、1人しか分からない状態を防ぎやすくなります。

社内と委託先で情報を共有する体制を整えておけば、担当者が変わっても業務を継続しやすくなります。
属人化の解消は、長期的に安定したバックオフィス運営につながる重要なメリットです。

メリット③：繁忙期だけ仕事を任せるなど柔軟に利用できる

バックオフィスアウトソーシングは、すべての業務を委託するだけでなく、必要なタイミングだけ利用できる点も魅力です。
自社の状況に合わせて業務範囲を調整できるため、無駄なコストを抑えながら活用できます。

例えば、年1回の年末調整だけを依頼したり、賞与計算の時期だけサポートを受けたりする方法もあります。
また、給与計算のみを継続的に委託し、採用事務や経理は社内で対応するといった運用も可能です。

まずは負担が大きい業務から外部へ任せることで、導入後の効果を確認しながら委託範囲を広げられます。
自社の課題や予算に合わせて柔軟に利用できることも、バックオフィスアウトソーシングが選ばれている理由の一つです。

自社に合った会社を選ぶと安心して仕事を任せやすくなる

バックオフィスアウトソーシングは、どの会社へ依頼しても同じサービスを受けられるわけではありません。
対応できる業務やサポート体制、情報管理の方法は会社によって異なります。

導入後に「思っていた内容と違った」とならないためにも、契約前に確認したいポイントを押さえておくことが大切です。
ここでは、比較するときに特に確認したい2つのポイントを紹介します。

対応している仕事の範囲や情報管理の体制を確認する

バックオフィスアウトソーシングを選ぶ際は、まず依頼したい業務に対応しているかを確認しましょう。
例えば、給与計算には対応していても、社会保険手続きや年末調整は対象外という会社もあります。
給与計算、経理、採用事務など、必要な業務を1つずつ整理し、対応範囲を比較することが重要です。

また、バックオフィス業務では従業員の給与やマイナンバーなど重要な情報を扱うため、情報管理体制も欠かせない確認項目です。
データの保管方法やアクセス権限、担当者以外も対応できる体制になっているかを確認すると、情報漏えいのリスクを抑えやすくなります。

さらに、見積書に含まれる業務範囲や追加料金の条件も確認しておくと安心です。
対応範囲とセキュリティ体制を事前に把握しておくことで、自社に適した委託先を選びやすくなります。

問い合わせへの対応や引き継ぎの進め方を確認する

バックオフィスアウトソーシングでは、導入後のサポート体制も重要です。
給与計算や年末調整では締め日や支給日が決まっているため、疑問が生じた際に迅速に相談できる会社を選ぶことで、業務への影響を抑えやすくなります。

特に確認したいのが、問い合わせ方法や担当者の体制です。
電話やメールだけでなく、チャットで相談できるか、担当者が不在の場合でも別のスタッフが対応できるかなどを確認しておくと安心です。
例えば、繁忙期の12月は問い合わせが増えるため、サポート体制の差が業務の進めやすさにつながります。（※自社調べ）

また、引き継ぎの進め方も確認しましょう。
初回の打ち合わせから運用開始までの流れや、必要書類、スケジュールが明確になっている会社であれば、社内の負担を抑えながら導入を進められます。
契約前に対応体制と導入手順を確認することが、安心して任せられる会社選びのポイントです。

導入前に準備を進めるとスムーズに仕事を任せられる

バックオフィスアウトソーシングは、契約するだけですぐに運用が始まるわけではありません。
現在の業務を整理し、委託する範囲を明確にしておくことで、引き継ぎをスムーズに進めやすくなります。

ここでは、導入前に取り組みたい準備として、「業務の整理」と「小さく始める方法」の2つを紹介します。

今の仕事を整理すると外部へ任せる範囲を決めやすい

バックオフィスアウトソーシングを導入する前に、まず現在の業務を整理しましょう。
誰がどの仕事を担当し、どれくらい時間がかかっているのかを把握すると、外部へ任せるべき業務が見えやすくなります。

例えば、給与計算では勤怠データの確認、計算、給与明細の発行、問い合わせ対応など複数の作業があります。
この中から「毎月必ず発生する業務」や「担当者しか対応できない業務」を洗い出すことで、優先して委託すべき内容を整理できます。
1か月の業務内容を書き出してみるだけでも、改善点を見つけやすくなります。

また、現在使用しているシステムや必要書類、年間スケジュールもまとめておくと、引き継ぎが円滑になります。
事前準備を丁寧に行うことで、導入後の認識違いや運用トラブルを防ぎやすくなります。

負担の大きい仕事から少しずつ始めると進めやすい

最初からすべての業務を委託しようとすると、社内の負担や調整が大きくなる場合があります。
そのため、負担が大きい業務から段階的に導入する方法がおすすめです。

例えば、毎月発生する給与計算だけを委託し、運用が安定した後に年末調整や経理業務へ範囲を広げる方法があります。
また、年1回しか発生しない年末調整を先に依頼し、サービスの品質や対応を確認してから継続的な委託を検討する企業もあります。

どの業務から始めるか迷う場合は給与計算がおすすめ

バックオフィス業務のうち、どの仕事から外部へ任せるべきか迷う場合は、給与計算から検討するとよいでしょう。
給与計算は、毎月必ず発生し、締め日から支給日までの限られた期間に作業が集中するため、担当者の負担が大きくなりやすい業務です。

勤怠データの確認、残業代や各種手当の反映、社会保険料や税金の控除、給与明細の作成など、複数の作業を正確に進めなければなりません。
また、計算方法や従業員ごとの例外対応が、特定の担当者しか分からない状態になりやすいことも課題です。

給与計算アウトソーシングを利用すれば、計算作業や給与明細の作成などを外部へ任せられます。
社内では、勤怠データの確定、入退社や手当変更の共有、計算結果の最終承認など、会社側で必要な業務に集中できます。

すべてのバックオフィス業務を委託する必要はありません。まずは給与計算だけを任せ、運用が安定してから賞与計算や年末調整、ほかの業務へ依頼範囲を広げることも可能です。

毎月の作業負担を減らしたい場合や、担当者の退職・休職に備えたい場合は、最初に検討しやすい業務といえます。

バックオフィスアウトソーシングは、自社に合わせて委託範囲を調整できるサービスです。
まずは最も工数がかかる業務から始めることで、現場への影響を抑えながら導入効果を確認しやすくなります。
段階的に活用することで、無理なく業務改善を進められます。

バックオフィスアウトソーシングを活用して業務負担を減らそう

バックオフィス業務は会社の運営を支える重要な仕事ですが、少人数で対応している企業では、担当者の負担や属人化が課題になりやすい業務です。

バックオフィスアウトソーシングを活用すれば、経理・人事・総務・給与計算などの仕事を、必要な範囲だけ外部へ任せられます。

最初からすべてを委託する必要はありません。
現在、時間がかかっている仕事や、特定の担当者へ集中している仕事から少しずつ始めることで、無理なく導入を進められます。

どの業務から始めるか迷う場合は、毎月発生し、締め切りが決まっている給与計算がおすすめです。

給与計算を外部へ任せることで、給与支給日前の業務負担を減らし、担当者しか分からない状態も防ぎやすくなります。

まずは現在の業務内容を整理し、給与計算を含めて、どの仕事を外部へ任せられるか検討してみましょう。

バックオフィスアウトソーシングのよくある質問

バックオフィスアウトソーシングの費用や依頼後の役割分担、契約期間、導入準備など、利用を検討する際によくある質問をまとめました。

株式会社みらいパートナーズ

公式サイト： https://www.mirai-ps.com/

給与計算代行サービス： https://www.mirai-ps.com/payroll/

料金シミュレーター： https://www.mirai-ps.com/payroll-simulator/

お問い合わせ： 0120-778-781（平日 9:00-17:00）

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